Använd en sales pipeline för hotell för att maximera produktiviteten

En enkel definition av ett arbetsflöde är hur människor får jobbet gjort. Det är en process som slutför en rad steg från början till slut för att avsluta en specifik arbetsuppgift. Ett arbetsflöde består av människor, system, kombinationer eller andra processer.

 

Ett enkelt arbetsflöde består av sex arbetssteg: Identifiera, planera, genomföra, bedöma, revidera och avsluta. Ett arbetsflöde har dock ofta mer än sex steg, och inom varje steg finns det fem till tio detaljerade aktiviteter. Genom att identifiera alla behov i detalj i ett arbetsflöde är det lätt att identifiera hinder som gör att arbetsflödet fungerar dålig, går långsamt eller tar mycket manuell tid att utföra. Låt oss till exempel titta på hotellets pipeline för MICE-affärer.

Det första steget är att identifiera och definiera en MICE-förfrågan. In-house sales kommer förmodligen att vara den första personen som hanterar förfrågan från den potentiella kunden, kontrollerar tillgänglighet och ger en offert eller överlämnar till en säljare, beroende på storleken på ordern.

 

Att lägga till förfrågan till hotellets PMS eller Sales & Catering-systemet är kritiskt för att hålla reda på alla förfrågningar, blockera kapaciteten och bedöma efterfrågan för specifika dagar. Utan att all förfrågningar registreras, även de som kommer in när hotellet är fullbokat, blir det omöjligt att optimera totala intäkter nu och i framtiden.

 

Hotellet behöver också sätta regler för när förfrågningar hanteras av in-house sales och när en säljare tar över ansvaret för att vinna ordern. Storlek och komplexitet är två standardvariabler för att definiera uppdelningen.

 

Automatisering mellan hotellets PMS och hotellets B2B Sales CRM kommer att göra arbetsflödet snabbare och mer exakt. De förfrågningar som lämnas över till säljarna ska automatiskt dyka upp i det första steget i försäljningspipelinen.

 

Säljaren behöver identifiera kontakterna, t.ex. influencers och beslutsfattare, hos den potentiella kunden och lägga till dem i säljstödssystemet.

Nästa fas i arbetsflödet är att planera aktiviteter för att vinna affären. Den första åtgärden är att hitta mer information om den specifika MICE-förfrågan för de eferfrågade datumen. Ett möte (fysiskt eller virtuellt) är ett utmärkt sätt att snabbt samla in korrekt information om syftet, förväntade resultat, innehåll och budget. Glöm inte heller att fråga vilka andra hotell du konkurrerar med om affären. Efter det inledande mötet är det dags att planera hur man ska vinna ordern. I planen ingår att ta fram en attraktiv offert, sätta priser (tillsammans med revenue manager), presentera förslaget för kunden, förhandla, uppdatera förslaget, följa upp, skicka kontrakt för signering, följa upp, skicka tackkort när du vinner affären och sannolikt en del andra uppgifter.

 

Ett sälj-CRM kommer att visa alla pågående affärer i en försäljningspipeline och lagra viktig information om varje aktivitet för att ge säljaren en överblick, planera aktiviteter och hålla all information om kommunikation med kontakterna lätt tillgängliga.

Dags att utföra alla aktiviteter och driva affären genom försäljningspipelinen. Det första steget i pipelinen är förfrågan. Dden potentiella affären ligger kvar i det här steget tills säljaren har lagt till de viktiga kontakterna och aktiviteterna för att vinna affären. En del i genomförandet är att skicka ett attraktivt förslag, förhandla, skicka ett uppdaterat förslag som ska undertecknas och att se till att kunden skriver under kontraktet. Detta blir naturliga steg i försäljningspipelinen.

 

En säljare hanterar många affärer samtidigt och behöver stöd av ett sälj-CRM för att spåra var i säljpipelinen affären ligger och vilka aktiviteter säljaren måste utföra för att vinna affären.

Under förhandlingen behöver säljaren bedöma situationen, göra nödvändiga ändringar av förslagets innehåll och eventuellt justera priserna tillsammans med revenue managern.

 

Gör också en bedömning av vad som måste göras för att vinna de olika potentiella affärerna i försäljningspipelinen och ändra prioriteringarna om det behövs. Till exempel kanske säljaren behöver fokusera på de största affärerna eller de förfrågningar som ligger närmast i tid.

 

Ett hotell B2B-försäljnings-CRM förstår vikten av att kunna filtrera försäljningspipelinen och har dessa funktioner inbyggda i systemet.

Efter förhandling med kunden är det sannolikt att säljaren får revidera offerten och skickat det uppdaterade förslaget till den potentiella kunden för att sedan vänta på ett muntligt ja innan det slutliga kontraktet skickas för underskrift.

 

När kunden har skrivit på avtalet, är det viktigt att se till att reviderat innehåll och priser finns i bokningen i hotellets PMS eller Sales & Catering-system, så att inga onödiga misstag inträffar.

Granska de vunna och förlorade affärerna och analysera varför hotellet vann affärer och förlorade potentiell försäljning. Följ sedan upp hit rate (vunna affärer i procent av alla inkommande förfrågningar) och undersök om hit rate ligger i linje med uppställda mål.

Arbetsflödet som beskrivs ovan är ett väldesignat flöde för B2B-försäljning av MICE och en bra utgångspunkt för alla hotell med inne- och utesäljare som hanterar denna typ av förfrågningar. Efter att ha skaffat erfarenhet genom att arbeta några veckor eller månader i arbetsflödet kommer teamet att upptäcka sätt att förbättra arbetsflödet för att öka produktiviteten ännu mer.

 

Ett sätt att öka produktiviteten för B2B-försäljning är att ta hjälp av ett B2B Sales CRM som är utformat för hotell för att göra processen snabbare och mer tillförlitlig. Hotell som förbättrar sina arbetsflöden kommer att bli mer konkurrenskraftiga och säkerställa långsiktig framgång.