Intäkterna har alltid varit och kommer alltid att vara den viktigaste delen för att bli ekonomiskt framgångsrik i ett hotellföretag. Därför måste hotellen bli snabbare och mer exakta i sina totala intäktsprognoser. Detta gör också budgetprocessen smidigare.
För många hotell börjar den årliga budgetprocessen i september, så att det finns tillräckligt med tid för styrelser och ägare att fastställa budgeten för 2022 före årets slut.
Det finns många frågor och funderingar kring en årsbudget. Vad är poängen med arbetsinsatsen att ta fram en budget när framtiden är oförutsägbar? Varje hotell behöver någon form av årlig ekonomisk plan och budgeten är just det och när den upprättas är en baserad på den bästa tillgängliga informationen om framtiden. Så vad är det bästa sättet att sätta ihop budgeten? Här är några idéer.
Börja budgetera de totala intäkterna
Det finns två olika utgångspunkter. En är att börja uppskatta de totala intäkterna. Gör först en prognos dag för dag för varje intäktsslag. Beräkna sedan de rörliga kostnaderna och beräkna bidraget eller bruttovinsten. Slutligen drar du av de fasta kostnaderna för att få fram om hotellet kommer att visa en vinst eller en förlust. Denna metod är förmodligen nära sanningen om den totala intäktsprognosen är någorlunda korrekt. Baserat på denna första budgetversion kan hotellet besluta om åtgärder för att nå break-even, minimera en förlust eller öka vinsten.
Börja budgetera de fasta kostnaderna
Ett annat sätt är att börja med den önskade vinsten och lägga till de fasta kostnaderna. Hotellet kan inte justera eller eliminera fasta kostnader ur ett kortsiktigt perspektiv, oavsett om hotellet har öppet eller stängt. Summan av den förväntade vinsten och den fasta kostnaden är vad hotellet behöver i total bruttovinst. Räkna baklänges hur mycket intäkter hotellet behöver för att leverera den bruttovinst som krävs för att täcka fasta kostnader och önskad vinst. Slutligen fördela de totala intäkterna över 365 dagar enligt förväntade efterfrågemönster. Hotellet har nu en intäktsbudget, men utan att beakta information om marknaden och förväntningar om framtiden. Denna metod kan bli mer ett önsketänkande och är inte baserad på marknadens verkliga efterfrågan.
Kombinera metoderna
Båda metoderna har sina fördelar så att kombinera dem är den bästa lösningen. Det kommersiella teamet startar processen genom att skapa en intäktsprognos dag för dag. Samtidigt kan ekonomichefen påbörja budgetprocessen genom att sammanställa alla fasta kostnader för att få ett fast grepp om hotellets kostnadsbas. När det finns en realistisk uppskattning av framtida intäkter och en översikt av fasta kostnad, träffas det kommersiella teamet och ekonomichefen för att dela siffror och insikter för att beräkna resultatet. I goda tider kommer hotell att försöka öka intäkterna och pressa de rörliga kostnaderna lite mer. I svåra tider är det för riskabelt att budgetera mer intäkter, och rörliga kostnader ligger redan på lägsta möjliga nivå och samvarierar med intäkterna. I det här fallet kan ekonomichefen behöva fokusera på att säkra finansiering för att överleva.
Totala intäkter är nyckeln till framgång
Slutsatsen är att budgetering av intäkterna är den mest kritiska delen av budgetprocessen. Därför måste hotell förbättra alla processer kring totala intäktsprognoser, alla dimensioner för analys av intäktsslagen, budget, rapportering och aktiviteter för att skaffa gästerna. Med nya verktyg och teknologi har fokus på intäkter börjat bli mer vetenskap än känsla. Därför behöver hotell ny kunskap och erfarenhet i sina kommersiella team samt nya hjälpmedel och teknologi som stöder detta nya sätt att arbeta.
De flesta hotell behöver uppgradera
Hotell som uppgraderade sina kommersiella team, introducerade förbättrade och mer produktiva processer och började använda nya verktyg för totala intäktsprognoser kommer att få den smidigaste budgetprocessen.
