Det kommersiella teamet ansvarar för den totala intäktsbudgeten, eftersom ett hotells främsta uppgift är att sälja hotellrum och alla andra intäkter är relaterade till hotellrummen. Den kommersiella organisationen ansvarar för att skaffa hotellets intäkter och ansvarar fullt ut för de kostnader som krävs för att attrahera gäster och kunder. Målet är att maximera nettointäkten (bruttointäkter minskat med kostnaderna för att skaffa intäkterna).
Den snabbaste processen för intäktsbudgeten är en process i fyra steg och bör börja i god tid, helst redan i september.
Det första steget är att samla marknadsdata, information och insikter som grund för nästa årsbudget. Grunderna inkluderar trender, möjligheter och hot, evenemang på destinationen, förändringar i hotellutbudet och den övergripande ekonomiska utvecklingen i landet och på destinationen. En annan indikator för nästa år är om hotellets egen on-the-books är bättre eller sämre än tidigare samt kundernas förväntningar. Baserat på all information, sammanställer du en presentation av framtidsutsikterna för nästa år och presenterar den för högsta ledningen. Efter att ha levererat din analys får du feedback och de mål som ledningen vill nå nästa år.
Det andra steget är att uppdatera prognosen (antal rum) dag för dag, till och med december 2022. Gör sedan en realistisk prognos baserad på marknadsutsikterna samtidigt som ledningens mål finns i bakhuvudet. Kom ihåg att budgeten ska vara realistisk, medan målen bör sträcka sig lite längre för att utmana det kommersiella teamet.
När det finns en första version av logiintäktsbudgeten är nästa steg att budgetera alla andra intäktskällor. Budgetera bara de stora och viktiga intäkterna och sätt resten på ett konto för övriga intäkter. Det är slöseri med tid att budgetera varje transaktionskonto eftersom effekten av alla småposter är obetydlig.
Återigen, sätt ihop den första versionen av den totala intäktsbudgeten i en presentation och vidarebefordra den till högsta ledningen. Glöm inte att lägga till viktiga kommentarer för att stödja införsäljningen planen till beslutsfattarna. Du får ytterligare feedback och kan behöva omarbeta vissa delar av intäktsbudgeten.
När det finns klartecken är det tredje steget att skapa eller justera strategin och sammanställa en handlingsplan för att säkerställa att hotellet når budgeten och målen. Resurser är inte obegränsade, så alla kostnader måste också budgeteras. Exempel är personalkostnader, annonsutgifter, provisioner till bokningsbolag, transaktionskostnader för bokningar, lojalitetsprogram, resor, kundevent, etc.
Kalibri Labs i USA uppskattar att den totala kostnaden för att skaffa intäkterna är mellan 15 % och 25 % av intäkterna. Om de budgeterade utgifterna ligger inom dessa gränser är det en realistisk budget. Om inte, granska och räkna om eller lägg till fler aktiviteter för att kunna nå budget och mål och få kostnaderna till rätt nivå.
För tredje gången, sätt ihop en presentation till högsta ledningen. Återigen kommer dina genomtänkta kommentarer att hjälpa ledningen att förstå den komplexa världen av kostnader för att skaffa intäkterna.
Nästan där. Det är styrelsens ansvarar att fastställa budgeten med tillhörande planer senast vid ett styrelsemöte i december. På det mötet kommer de att bekräfta budgeten och planerna för hela företaget för nästa år. Det kommersiella teamet ska vara experter på marknadsföring och försäljning, så att presentera den totala intäktsbudgeten, strategin och handlingsplanen bör imponera på styrelsen och bolagets högst ledning.
Om allt har varit väl genomarbetat, förberett och presenterat kommer budgeten och planerna nu att fastställas och arbetet för nästa år kan börja.