Hantering av kapacitets- och rörliga kostnader driver lönsamheten

De fasta kostnaderna är alla kostnader som hotellet har även om det är stängt och det inte finns några gäster eller några intäkter. Det finns en tidskomponent till fasta kostnader. Om hotellet till exempel är stängt på söndagar är de fasta kostnaderna troligen högre än om hotellet är stängt i ett halvår. Under en längre period kan hotellet eliminera vissa fasta kostnader.

Kapacitetskostnader är kostnader för att hålla hotellet öppet med en viss kapacitet. Revenue managern bedömer till exempel att hotellet kommer att sälja 100 av sina 200 rum en viss dag. Kostnaden för att hålla öppet blir densamma oavsett om hotellet säljer 90 eller 100 rum. Hotellägaren måste kontinuerligt besluta om nivån på den operativa kapaciteten. Hotellchefen måste bestämma öppettiderna för restauranger, barer och andra delar för fullservicehotell beroende på den förväntade efterfrågan. En god praxis är att arbeta med olika efterfrågescenarier, liknande en spelplan i lagsporter, när man beslutar om vilken kapacitet hotellet ska hålla vid olika tidpunkter. När efterfrågan är låg bör kapacitetskostnaderna vara lägre, och när efterfrågan är hög blir kapacitetskostnaderna högre. Kapacitetskostnaden är inte rörlig när väl hotellchefen har fastställt den operativa kapaciteten. Förmågan att variera kapacitetskostnaderna utifrån efterfrågan kommer att ha störst effekt på lönsamheten.

Den tredje kategorin är de rörliga kostnaderna. Rörlig kostnad eller kostnad för sålda varor innebär att kostnaden bara uppstår om hotellet säljer något. Till exempel, om en gäst bor i rummet måste det städas. Om hotellet inte säljer rummet tillkommer ingen städkostnad. Om gästen äter i restaurangen tillkommer matkostnad. Om ingen äter är det ingen matkostnad. Det enda sättet att kontrollera rörliga kostnader är att sätta standarder. Några exempel är att städning av ett rum får ta 30 minuter, gästartiklarna får kosta 20 kr, tvättkostnaden är 50 kr per bädd, matkostnaden för maträtten är 70 kr, och så vidare. Varje hotell måste hålla reda på den rörliga kostnaden för att undvika onödigt kostnadsläckage.

Branschen definierar ett hotellrum som en färskvara eftersom möjligheten att få en intäkt försvinner varje natt om hotellet inte säljer rummet. En färskvara har vanligtvis en kostnad kopplad till sig, men det är inte fallet för ett hotellrum. Det finns ingen rörlig kostnad eftersom det inte finns någon i rummet – inga kostnader för att städa rummet och inga kostnader för gästartiklar, etc. De fasta kostnaderna och kapacitetskostnaderna finns dock oavsett om en gäst vistas i rummet. Hotell tror att det finns en kostnad för den förlorade möjligheten att skapa intäkter och vinst på ett osålt hotellrum, men det uppstår inga faktiska kostnader när rummet står tomt.

Marginalkostnaden är kostnaden vid försäljning av ytterligare ett rum utan att öka kapaciteten. Marginalkostnaden består av de rörliga kostnaderna och eventuella rörliga kostnader för att skaffa bokningen, t.ex. provisioner till OTA. Marginalkostnaden för en bokning varierar beroende på gästtypen och antalet gäster i rummet, vistelsens längd samt provisioner och transaktionsavgifter för bokningen. Därför är marginalkostnaden unik för varje bokning. Det enklaste sättet att spåra marginalkostnaden är att stätta en standard för den rörliga kostnaden för olika rumstyper, antal gäster och vistelsens längd. Dessutom behöver hotellet hålla koll på kostnaden för att få bokningen.

Ett hotell med god förståelse för marginalkostnaden kan sälja rummen till ett pris som maximerar resultatbidraget. Även om det är bättre att sälja rummet med en liten marginal än att låta det stå tomt så är det ändå en balansgång vad gäller att skydda varumärket och den förväntade prisnivån för hotellets stjärnklass. Att sälja till ett för lågt pris för ofta kommer att skada varumärket och driva ner det långsiktiga snittpriset, vilket kommer att minska vinsten över tiden.

Ett hotells framgång kommer alltid att avgöras av hur framgångsrikt hotellet fångar efterfrågan på sin marknad. För att nå maximal lönsamhet måste dock hotellet hanterar kapacitetskostnaderna utifrån efterfrågan, har en standard för rörliga kostnader och håller ett hårt grepp om kostnader för att skaffa bokningarna.