Undersökningen var inte specifikt inriktad på besöksnäringen, men en undersökning som vänder sig till ledare och personer i det kommersiella teamet skulle sannolikt ge liknande resultat. Undersökningen visar att tidsslöseriet på möten i genomsnitt kostar 250 000 kr per anställd varje år. Ett hotell med ett litet kommersiellt team, inklusive hotelldirektören, på fyra, skulle uppgå till en miljon kronor per år. Hur kan hotell eliminera detta slöseri med tid och förlorade affärer?
Tillgång till information
Många möten på hotell handlar om att dela information. Verkställande direktören vill ha en uppdatering om framstegen i försäljningen. Revenue managern måste kommunicera de priser som säljaren behöver för att stänga fler företagskontrakt. Marknadsföring måste förstå under vilka perioder de behöver driva en kampanj. Driften måste diskutera prognosen med revenue manager för att schemalägga städarna. Listan kan göras hur lång som helst. Informationsdelning är viktigt för att hantera ett hotell smidigt. Brist på enkel tillgång till information skapar onödiga möten och slösar bort värdefull tid som alla kan använda för mer produktivt arbete. Hotell skulle kunna eliminera många improduktiva möten om alla enkelt hade tillgång till den nödvändiga informationen.
Solida processer
Hotell utan väl genomtänkta processer behöver fler möten för att diskutera hur man gör saker och för att lösa oändliga problem. En väldesignad process som är lätt att följa och ger det avsedda resultatet minimerar tidsspillan. När det finns en process på plats vet folk vad de ska göra och förbättrar både snabbheten och kvaliteten på arbetet. Detta leder till bättre service till gästen och högre poäng i gästrecensionerna. Hotell eliminerar slöseri med tid på möten och ökar samtidigt både gäst- och medarbetares nöjdhet. Väl utformade hotellprocesser gäller även för marknadsföring, försäljning, revenue management och general manager. Här är några procedurer som skulle spara tid och pengar om de utformas väl och implementeras korrekt.
- Försäljning - från förfrågan till vunnen affär
- Försäljning - från RFP till undertecknat företagsavtal
- Marknadsföring – skapa, kör och utvärdera kampanjer
- Revenue - prognostisera rum och rumsintäkter
- Revenue - prognostisera alla intäktskällor
- Revenue - uppdatering av priser och tillgänglighet baserat på prognoser och pick-up
- General manager - månadsrapportering
- General manager - budgetering
Målstyrning
Hotell kan följa upp verksamheten genom traditionella nyckeltal, såsom beläggning, ADR, RevPAR, RGI, GOP och många andra. Listan över använda KPI:er inom hotellbranschen är lång. Även om uppföljning är möjlig är det bara meningsfullt om det finns en riktning eller ett mål som hotellet vill nå. En frustrerande tidsfördrivare är att inte veta var ledningen vill att hotellet ska vara. Utan tydliga mål blir diskussioner i möten ad-hoc så fort en KPI går åt fel håll. Kritiska, transparenta framgångsfaktorer kommer att rikta alla anställda mot samma mål. Alla kommer då att veta vart hotellet är på väg och ta initiativ för att påskynda utvecklingen: mindre tidsspillan och färre möten. Det nödvändiga mötet kommer att bli mer produktivt och kreativt och fokusera på att förbättra verksamheten istället för att lösa ständigt återkommande problem.
Demand Calendar eliminerar onödiga möten
Alla anställda på ett hotell med tillgång till Demand Calendar kommer alltid att ha den senaste informationen till hands för att utföra sina jobb snabbare och mer exakt. De väldesignade marknadsförings-, försäljnings-, revenue management- och ledningsprocesserna är förmodligen de mest välutvecklade i branschen och gör det kommersiella arbetet mer produktivt. Demand Calendar kommer att eliminera alla onödiga kommersiella möten och spara ett hotell upp till 250 000 kr per anställd och år.