Varje hotell kan skapa en konkurrensfördel med hjälp av data

Många hotell baserar fortfarande rapporteringen på data som skrivs in manuellt i Excel. Högkvalificerade hotellanställda tillbringar timmar varje dag med att skriva in siffror i rapporter. En anledning är att det är svårt att extrahera data från hotellets alla egna system. Vissa av dem har inte uppgraderats på flera år. Detta leder till att uppgifterna ligger i silos och är svåra att sammanställa i ett centralt system som är tillgängligt för alla anställda på hotellet som behöver fatta datadrivna beslut. Även om man skulle vilja det kan de flesta hotellens Excel-ark inte ge en analys av mer komplexa förhållanden. Resultat av detta är att hotellen saknar de mest kritiska insikterna och riskerar att fatta fel beslut. Idag har hotellen dessutom svårt att hitta kvalificerade personer för kommersiellt arbete.

Det övergripande finansiella målet för hotell är att öka intäkterna och maximera vinsten. Därför behöver hotellen förenkla saker och ting för att bli mer produktiva. En bra utgångspunkt är att samla all värdefull data i ett system som är tillgängligt för alla roller som behöver omedelbar information så att de kan arbeta snabbare och smartare. Om man övergår från att arbeta manuellt till automatisering kommer processerna att gå snabbare och samtidigt spara kostnader. Högre effektivitet frigör också tid för arbete på en högre nivå, vilket ger mer intäkter och ökad vinst. Det första steget är att införa ett modernt och automatiserat system för intäktsrapportering som skulle vara snabbare och mer exakt till en lägre kostnad än de manuella processer som hotellet använder idag.

Hotell världen över använder samma affärsmodell och delar samma utmaningar. Eftersom hotellverksamheten är densamma bör hotellen hålla sig till en standard för att hålla saker och ting enkla. Detta är extra viktigt när data från flera hotell ska konsolideras.

Hotell har ofta data som är spridda i flera olika system, till exempel hotellens PMS, system för hantering av kundrelationer och restaurangsystem. Att integrera dessa datakällor och komma till rätta med datasilos kan vara en stor utmaning. I hotellgrupper ökar komplexiteten när hotellen konsoliderar data från hotell med flera olika PMS- och andra system.

 

Det kan vara svårt att säkerställa datakvalitet, särskilt när det handlar om data från flera olika källor. Data kan vara ofullständiga, felaktiga eller inkonsekventa, vilket gör det svårt att dra korrekta slutsatser. Hotellen måste se till att teammedlemmarna har utbildats för att fånga och manuellt mata in data på rätt sätt.

 

Hotell hanterar mycket känslig information, till exempel gäst- och finansiella uppgifter. Därför är det viktigt att säkerställa säkerheten för dessa data, och införandet av ett nytt system kan kräva att ytterligare säkerhetsåtgärder vidtas.

Att standardisera alla variabler i ett hotell-PMS är viktigt för att kunna analysera och jämföra siffror och konsolidera data från flera hotell. Den största utmaningen för hotell är att förstå vilka data som är kritiska och vad data kan berätta. Genom att definiera vilken data en funktion behöver för att maximera prestandan kan hotellet förse varje funktion med rätt information. Detta kommer att leda till högre produktivitet och högre tillfredsställelse hos de anställda. Alla kommer att bidra med ett högre värde till företaget än när människor spenderar oändlig tid på manuellt arbete. Fokusera på viktiga datakällor, till exempel hotellets PMS, RMS, rate shopping, benchmarkingdata och arbetstimmar. Fler datakällor kan leda till analysförlamning, vilket fördröjer processer och beslutsfattande. Börja i liten skala och expandera allt eftersom du lär dig.

Olika roller har olika behov. Högre upp i organisationen frågar folk efter helheten och behöver en översikt med kommentarer som förklarar eventuella avvikelser. Specialistroller behöver mer detaljerad information för att förstå variationer och varför de inträffade. Ett bra rapporteringssystem måste innehålla både översikt och alla detaljer. Data som baseras på rollens och nivåns behov i företaget har ett högt värde för alla. Därför bör hotellen utveckla rollbaserade dashboards och rapporter. Steg ett är att införa ett system med den mest grundläggande informationen och nyckeltal så att alla på hotellet är välinformerade och kan bidra till hotellets framgång. Hotellen behöver fullständig kontroll över de väsentliga nyckeltalen innan de tittar på detaljerna.

Varje hotell måste definiera vilka faktorer som driver resultatet. Standardnyckeltalen är gästnöjdhet, marknadsandelar, produktivitet, vinst och medarbetarnas tillfredsställelse. Varje hotell har dock unika resultatdrivare på grund av sitt koncept, sin affärsmix och sitt läge.

När hotellet har fastställt de viktigaste drivkrafterna för resultatet kan det också fastställa ett mål för varje nyckeltal. De övergripande nyckeltalen kommer att styra bonusprogrammet för hotelldirektören och andra nyckelpositioner. Ledande roller kräver ett snabbt och noggrant system för att följa upp de nyckeltal som är bonusgrundande. Återigen har hotellet mycket att vinna på att automatisera rapportering och bonusberäkningar. Öppenhet och ansvarstagande för resultatet är avgörande.

När hotell börjar använda ett system som automatiskt samlar in data och visar insikter i dashboards och rapporter tenderar hotellet att gå från att bara följa upp den historiska utvecklingen till att även upptäcka trender. Med ett väl utformat system som uppdaterar data i realtid eller många gånger under dagen tar uppföljningen mindre tid, så att teammedlemmarna kan ägna värdefull tid åt att upptäcka trender och fatta datadrivna beslut i rätt tid för att fånga fler möjligheter. Systemet kommer att övervaka den dagliga verksamheten, och teammedlemmarna kommer att tillämpa kunskap och sunt omdöme för att skapa och justera strategin.

Hotellverksamhet behöver data för planering för att kunna maximera vinsten. Alla avdelningar på ett hotell behöver tillgång till volymprognoser, t.ex. antalet belagda rum och gäster, för arbetsplanering och inköp. Med mer exakta data kan hotellet producera en högre vinst genom att anpassa arbetsscheman till förväntade intäkter och en smidigare planeringsprocess med färre justeringar. Intäktsprognoser bör styra schemaläggning och inköp för att minimera slöseri och maximera vinsten.

Dessutom är det viktigt att snabbt kunna svara på frågor från ägare och högsta ledning om avvikelser från planen, nya trender och vilka åtgärder hotellet har genomfört för att öka intäkter och vinster. Med ett automatiserat system för analys och rapportering kan hotelloperatörer erbjuda ägarna direkt tillgång till data och anpassade rapporter i stället för att manuellt förbereda ofta efterfrågad information.

Större hotellkoncerner spenderar mycket tid och pengar på att implementera system som kommer att öka produktiviteten genom att alla blir mer datadrivna i beslutsfattandet. Att implementera nya system och verktyg kan vara tids- och resurskrävande, och hotell kan behöva mer resurser, inklusive personal och budget, för att fullt ut implementera en unik lösning. Större grupper har råd att anställa mycket kunniga och skickliga personer för att implementera och hantera sådana system. För mindre hotellgrupper och oberoende hotell måste investeringen vara lägre. För att förbli konkurrenskraftiga måste mindre hotellgrupper och oberoende hotell hitta billigare och mindre komplexa lösningar.

 

Vi har utvecklat Demand Calendar för kommersiella team i små och medelstora hotellkoncerner. Som utgångspunkt ansluter vi till hotellets PMS (och några andra datakällor) och ser till att hotellet kommer igång. Så enkelt är det - den minst ansträngande onboarding i branschen. Att implementera ett nytt verktyg kan dock vara påfrestande, och vissa anställda kan motsätta sig förändringar. Dessutom kan de anställda sakna utbildning och förståelse för det nya verktyget, vilket gör det svårt att få dem att använda det effektivt.

 

Därför är Demand Calendar intuitivt, lätt att använda och tillgängligt för många roller inom hotellet utan att det krävs omfattande utbildning. Demand Calendar är också insiktsfullt, med fördefinierade vyer, dashboards och rapporter. Systemet ger hotellen den information de behöver för att fatta smartare beslut för att fånga fler möjligheter i stället för att ge bort dem till konkurrenterna. Dessutom är Demand Calendar interaktivt med inbyggda verktyg för att smidigt och effektivt skapa processer för marknadsföring, försäljning och revenue management. Det är en dröm för hotelldirektören att alla arbetar i samma system och i realtid har tillgång till hotellets utveckling och resultat.