Den kommersiella chefen på ett hotell är förmodligen den mest upptagna personen just nu när kortsiktiga och långsiktiga beslut kommer att bli avgörande för framgången. Till exempel förväntar sig hotellets ägare och ledningen en väl genomarbetad total intäktsbudget för 2022 samtidigt som pågående aktiviteter ska fylla hotellet just nu. Om den kommersiella chefen är ensam är situationen överväldigande. Om hotellet har ett kommersiellt team delas bördan även om teammedlemmarna måste arbeta hårt för att få in intäkter under återhämtningen och planera för nästa år.
Det enda sättet att hantera denna massiva arbetsbelastning är att skapa processer som hjälper det kommersiella teamet att fokusera på de aktiviteter som ger bästa resultat. Ett sätt att hålla fokus är att ställa in påminnelser och varningar. Syftet med detta är att påminna eller hjälpa teamet att få rätt saker gjorda. Ett generellt exempel är att ställa in påminnelser om dina uppgifter eller möten. Att ställa in påminnelser är till hjälp för alla, och de kommersiella teamen på hotell bör använda denna funktion så mycket de kan.
Viktigt Kommersiella team på hotell behöver dock hotellspecifika varningar för att eliminera manuellt arbete och bli mer fokuserade. Den kritiska typen av varning på hotell är en pick-up-varning för att enkelt kunna följa bokningsläget. Innan vi tittar på en pick-up-varning är det viktigt att titta på definitionen av termen varning eller alert på engelska. Ordet alert härstammar från franska/italienska l'erte, som betyder "på vakt" eller "utkik/torn". Ordet är ett adjektiv, substantiv och verb. När du är alert är du vaken och redo. När du utfärdar en varning (alert) ger du en varning, varnar människor för eller meddelar dem om något viktigt. Det finns många definitioner. Ord som varning, fara och brådskande är de vanligaste när termen definieras, men vissa definitioner inkluderar också moderna ord som meddelande och aviseringsljud i telefonen. Tyvärr använder många digitala tjänster, som Facebook och det oändliga antalet appar, varningar för att öka användningen. Begreppet FOMO (Fear Of Missing Out) triggar en rädsla i hjärnan och skapar (o)vanor. Följden blir att människor drunknar i varningar på sina smarta mobiltelefoner.
För att undvika missbruk av varningar på hotell är det viktigt att definiera termen varning. Den främsta anledningen är att inte översvämma teamet med för många varningar. En annan är att bättre förstå hur man använder varningar produktivt. Här är ett försök tilldefinition för hotell, baserat på input från många lexikon på Internet.
"Ett brådskande meddelande, om risk eller möjlighet, för att förbereda sig för åtgärder."
Låt oss granska formuleringen i detalj.
Om något är brådskande kräver det omedelbar uppmärksamhet eller handling. När du får ett brådskande meddelande måste du släppa det du gör för att hantera det. Hur många saker kan vara akuta och viktigare om du behöver släppa det du gör just nu? Något akut måste innebära att problemet som behöver åtgärdas skulle skapa en väsentlig negativ inverkan eller en betydande förlorad möjlighet om det inte rättas till.
Nästa ord, meddelande, neutraliserar ordet brådskande något. Det är bara ett meddelande i stället för ett starkare ord som varning.
Risk är en källa till fara - en risk för förlust eller olycka. Men å andra sidan är en möjlighet ett tillfälle tack vare en gynnsam kombination av omständigheter. Slutligen, att förbereda innebär att göra sig redo eller att göra andra människor redo för något. I det här fallet att vidta någon form av åtgärd.
Slutsatsen av vad orden betyder är att det inte kan finnas för många varningar eftersom för många inte är tillräckligt brådskande i förhållande till annat arbete. Dessutom måste det finnas en viss risk eller möjlighet som gör meddelandet kritiskt. Utan att det finns möjlighet att påverka är varningen värdelös och bara en störning. Slutligen behöver det inte komma någon varning om teamet inte kan vidta några åtgärder.
Pick-up är flödet av inkommande bokningar. Hotell behöver få en varning om pick-up är starkare eller svagare än förväntat för att i tid kunna vidta åtgärder för att utnyttja en möjlighet eller komma tillbaka på rätt spår för att minimera risken.
En användbara ”early warning” kan vara om total pick-up är betydligt starkare eller svagare än för liknande perioder. En annan användbar idé är att analysera pick-up för segment, länder, distributionskanaler, priser, kampanjer och andra variabler.
Hotell är olika baserat bland annat på destination, plats, typ, målgrupp, storlek och många andra variabler. Därför är varningar unika för varje hotell. Kom dock ihåg att varje varning bör leda till vissa åtgärder för att minimera betydande risk eller ta var på en möjlighet. Balansera därför antalet dagliga varningar så att det finns tid att vidta åtgärder. Varningar som inte leder till någon åtgärd är slöseri med tid och blir bara en distraktion.