Före pandemin var det överkurs att ha de mest produktiva arbetsflödena i de kommersiella rollerna på hotell. Varje funktion fungerade på sitt sätt och hade sina egna arbetsflöden utan större samordning med andra avdelningar. Varje roll rapporterade direkt till hotellchefen, och chefen hade sällan insikter i exakt vad de gjorde och hur de gjorde det. Det bara fungerade, och gästerna fortsatte att strömma in på hotellet.
Situationen har förändrats dramatiskt. Inga gäster eller kunder kommer längre automatiskt till hotellen. Hotell har inte heller samma antal personer i kommersiella roller på grund av ekonomiska skäl och svårigheten att hitta rätt kompetens. Att arbeta i silos fungerar inte längre, och hotellchefen försöker nu förstå alla system som de kommersiella rollerna använde i sina jobb. Det är en enda röra på många hotell och det finns ett behov av att förnya positioner, processer och rutiner.
Sätt mål
Den första åtgärden är att sätta upp mål för vilka målgrupper som ska attraheras till hotellet. Efterfrågan från olika segment har förändrats både på grund av pandemin och på grund av långsiktiga trender. En föränderlig segmentmix har stora konsekvenser för det kommersiella arbetet, och bara detta är en anledning att se över arbetsflödena för den kommersiella avdelningen.
Definition av ett arbetsflöde
En enkel definition av ett arbetsflöde är hur människor får jobbet gjort. Det är en process som slutför en rad steg från början till slut för att få jobbet gjort. Ett arbetsflöde består av människor, system, kombinationer eller andra processer. Arbetsflödet kan vara individuellt eller teamarbete. När man tänker på att öka produktiviteten finns möjligheterna i att förbättra arbetsflödet, inte att få teammedlemmarna att arbeta hårdare eller långa arbetsdagar. Ett typiskt arbetsflöde på ett hotell är incheckningsprocessen som involverar gästen, anställda, system och ett en massa regler.
Grundläggande arbetsflöden
Det finns ett stort antal arbetsflöden i det kommersiella arbetet på hotell. Det är praktiskt omöjligt för en kommersiell avdelning på ett hotell kan designa, dokumentera och förbättra alla arbetsflöden. Fokus bör därför ligga på de tre till fem mest grundläggande arbetsflödena för att locka gäster och intäkter. På Demand Calendar baserar vi vår systemutveckling på arbetsflöden och har definierat över 15 större arbetsflöden för att göra kommersiellt arbete mer produktivt på hotell.
Attrahera gäster (B2C)
Det primära arbetsflödet för att locka gäster är att skapa och driva kampanjer. I vår version av arbetsflödet finns tio uppgifter med cirka 70 deluppgifter. Arbetsflödet innebär analyser, kreativt arbete, distributionskanaler och uppföljning av kampanjresultat. Att ha ett stabilt arbetsflöde kommer att göra processen snabbare, mer exakt och ge en högre effekt. Med tiden kan teamet förbättra varje del av processen för att producera bättre resultat baserat på lärdomar och insikter från att ha arbetat med många kampanjer.
Avtal med kunder
Ett annat arbetsflöde inom försäljning är att kontraktera kunder, såsom företagsavtal, resebyråer och researrangörer. Återigen, uppgifter och deluppgifter utförda av säljare och systemautomation frigör tid för att bygga bra relationer med kunder för att optimera affärer och intäkter från varje kund.
Prognos för totala intäkter
Ett tredje exempel på ett arbetsflöde är prognostisering av totala intäkter. Detta primära arbetsflöde för en revenue manager inkluderar uppgifter och deluppgifter som utförs av människor och system. Återigen kommer ett väldesignat arbetsflöde att hjälpa revenue managern att prognostisera snabbare och mer exakt. När arbetsflödet är stabilt kan högsta ledningen lita på siffrorna och fatta bättre långsiktiga beslut.
Förbättra kommersiella arbetsflöden
Den kommersiella chefen ansvarar för att utforma och implementera arbetsflöden på den kommersiella avdelningen. Detta jobb är avgörande för att öka produktiviteten i kommersiellt arbete, vilket omedelbart kommer att påverka den totala vinsten för hotellet. Börja genom att definiera de tre till fem arbetsflöden som mest kan påverka hotellets lönsamhet.
